Rolle Community

Als Verantwortliche für die Community stellst du sicher, dass die Teilnehmenden sich gut aufgehoben und wohl fühlen. Du unterstützt die Teilnehmenden, welche spezielle Wünsche und Bedürfnisse haben.

Darauf kommt es an:

Vor dem Check-in

• Schaue dir die Liste der Teilnehmenden an (die erhältst du von der Moderation oder vom Champ). Es ist gut zu wissen, mit wem du es zu tun haben wirst.

• Stelle sicher, dass die Teilnehmenden vor Ort wissen, wo der Workshop stattfindet. Du kannst z.B. Wegweiser hinstellen.

• Finde heraus, wo die nächsten Notfalldienste sind und halte die Notfallnummern bereit.

• Erstelle einen Willkommensort für die Teilnehmenden, wo sie Mäntel, Gepäck etc. deponieren und sich anmelden können. Meist wird dort auch ein Namensschild erstellt oder ausgehändigt. Falls die Teilnehmenden ein NDA mitbringen oder vor Ort unterzeichnen wollen, ist jetzt der ideale Moment, dies einzusammeln und und auf der List zu vermerken. Falls ein Essen mit Optionen serviert wird, frage jetzt nach den Wünschen, z.B. wegen vegetarischen Menus.

• Stelle sicher, dass die Tagesagenda sichtbar ist.

• Stelle sicher, dass gute Musik läuft (idealerweise Loungemusik zum Check-in)

Während des Check-ins

• Stelle sicher, dass die Teilnehmenden einen Snack erhalten. Einige haben ggf. eine längere Anreise hinter sich.

• Stelle sicher, dass du jederzeit weisst, wer schon da ist und wer noch fehlt.

• Begrüsse die Teilnehmenden persönlich. Der erste Eindruck machts aus.

• Falls kurz vor Workshopstart noch Teilnehmende fehlen, versuch sie telefonisch zu kontaktieren. Melde den Stand rechtzeitig dem Champ und dem Leitungsteam.

 Während des Workshops

• Blicke auf den Workshop aus der Perspektive der Teilnehmenden - informiere die Moderation, falls du den Eindruck hast, dass sich jemand nicht wohl fühlt.

• Unterstütze Teilnehmende, falls sie spezielle Bedürfnisse haben.

• Begleite die Teilnehmenden zum Mittagessen.

Am Schluss des Workshops

• Stelle sicher, dass alle Teilnehmenden das Feedbackblatt ausgefüllt und abgegeben haben.

• Sammle die Feedbackformulare ein, sortiere sie aufsteigend nach Punktzahl (die schlimmsten zuoberst auf dem Stapel) und händige die Blätter an die Moderation der Teilnehmenden aus.

• Bedanke dich bei allen Teilnehmenden und verabschiede dich persönlich.

Werkzeuge und Ressourcen

• Der Champ oder ein Mitglied des Leitungsteams gibt dir gerne Zugriff auf die Liste der Teilnehmenden.

• Lounge-Playlist auf Spotify

• Willkommensposter (aus der Engine)

 Tipps

Lass dich nicht von anderen Personen im Leitungsteam aufhalten. Auch wenn es etwas hektisch werden sollte: Es ist wichtig, mit den Teilnehmenden in Kontakt zu bleiben.

Wie kannst du deinen Scope erweitern?

Falls du alles im Griff hast, kannst du gerne die anderen Personen im Leitungsteam unterstützen, z. B. beim Protokollieren.

What if?

• Falls Teilnehmende nicht erscheinen: Versuche sie telefonisch zu erreichen und herauszufinden, was los ist. Informiere Champ und Leitungsteam.

• Falls Teilnehmende den Workshop verlassen: versuche herauszufinden, warum sie den Workshop verlassen und ob sie planen zurückzukommen. Nicht aufdringlich sein. Informiere Champ und Leitungsteam.

• Falls Teilnehmende sich nicht wohl fühlen: Informiere die Moderation und den Champ.

• Falls Teilnehmende müde werden. Informiere die Moderation; eine Frischluftpause kann Wunder wirken.