Rolle der Protokollanten

In dieser Funktion stellst du sicher, dass alle Inhalte sauber dokumentiert sind (keine fehlenden Inhalte, nichts doppelt erfasst).

Idealerweise übernimmt eine Person die Rolle als Haupt-Protokollant und damit die Moderation beim Protokollieren.

Haupt-Protokollant

• Stelle einen guten Arbeitsablauf sicher (unter anderem mit einer Ablage für noch zu erfassende sowie für protokollierte Aufgaben).

• Stelle sicher, dass die Protokollanten an den richtigen Fragen arbeiten.

• Achte auf die Qualität der erfassten Daten (Rechtschreibung).

• Achte auf einen ausgeglichenen Arbeitsaufwand.

• Stelle sicher, dass die handgeschriebenen Resultate für die Entdeckungsphase verfügbar sind (Poster für Museum, handgeschriebene Resultate für Bibliothek).

Tools

• BrainStore-Ideenmachine www.brainstore.com/i
• Plan B: Google-Dokumente (Docs, Sheet)
• Plan C: Lokale Office-Anwendung (Excel, Word)

siehe auch: Techie - Briefing Struktur

So gehst du vor

Amassing-Phase (www.brainstore.com/i)

• gehe auf Amassing
• klicke auf Minute Taker
• wähle deine Frage
• erfasse alle Antworten
• drücke Enter nach jeder einzelnen Antwort und die Antwort ist gespeichert. Gebe nicht mehr als eine Antwort ein, bevor du Enter drückst. Weiterfahren mit den Antworten.
• Im Fall von Bildern: beschreibe sie.
• vermeide Schreibfehler, korrigiere Rechtschreibung, verändere den Inhalt nicht!

Entdeckungsphase (www.brainstore.com/i)

• Gehe auf Discovery
• Klicke auf Minute Taker
• Erfasse bei jeder Idee den Titel und die Beschreibung.

Likephase (www.brainstore.com/i)

• gehe auf Like
• klicke auf Minute Taker
• beachte die Ideennummer (du findest diese unten rechts auf dem Blatt)
• gib die Anzahl Likes ein
• speichere
• nimm die nächste Idee...
• Ergänze die Anzahl Likes im Entdeckungstool (manuelle Likes müssen in der Ideenmaschine aktiviert werden)

Ideenselektionsphase (www.brainstore.com/i)

• gehe auf Idea Selection
• klicke auf Minute Taker
• wähle die Idee, deren Resultat du erfassen möchtest
• gib die Bewertung auf einer Skala von 1 bis 10 ein
• gib die Kommentare ein
• speichere

Tipps

• Vereinfache den Arbeitsablauf mit einem eigenen Cycleboard (open, doing, done).

• Sortiere die Blätter nach der Fragenummer, bevor du anfängst, die Antworten zu erfassen.

Den Umfang erweitern

Editiere die Resultate. Wenn du Zeit hast, korrigiere Rechtschreibfehler. :)

Im Falle von…

...schrecklicher Handschrift: gib der Moderation eine Rückmeldung, damit sie die Teilnehmenden nett fragen kann, schöner zu schreiben.

...zu viel Arbeit: platziere eine Anfrage in der Pipeline und informiere die Moderation vom Leitungsteam, dass du Hilfe benötigst.